Tietosuojaseloste – asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietolaki 10 § (523/1999) ja EU:n tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Rekisterinpitäjä
Virtaus Consulting, y-tunnus 3282785-4
Tietosuojavastaava ja rekisterin yhteyshenkilö
Mirja Haapala, Virtaus Consulting, mirja.haapala@virtausconsulting.fi
Rekisterin tarkoitus ja peruste
Rekisterinpitäjä ylläpitää asiakas- ja markkinointirekisteriä, joka sisältää sen asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja.
Henkilötietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen hoitaminen ja asiakkuudenhallinta
- asiakasviestinnän toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen
- markkinointiviestintä ja suoramarkkinointi
- myynti
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään seuraavilla käsittelyperusteilla:
- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai
- rekisteröidyn suostumus
Rekisteriin liitettävät tiedot kerätään tilauksen, tarjouspyynnön, sopimuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Tietoja kerätään myös erilaisiin palveluihin, tilaisuuksiin ja markkinointikampanjoihin rekisteröitymisen tai ilmoittautumisen yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä tai henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisteri voi sisältää asiakkaista seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot, yritystiedot, asema yrityksessä
- Asiakassuhteen tiedot: asiakasorganisaation nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, y-tunnus, toimiala, maksuehto, puhelinnumero, www-osoite, käynnit ja tapaamiset
- Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot: tiedot tuotteiden tai palveluiden ostoista, annetut tarjoukset sekä tehdyt sopimukset, tiedot toimituksista ja maksutavoista
- Henkilön antamat suostumukset ja kiellot: suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä tiedot uutiskirjeiden tilauksista
Tietojen säilytysaika
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta viimeisen yhteydenoton tai sopimuksen päättymisen jälkeen, jollei asiakkaan kanssa ole muuta sovittu.
Tietojen käsittely, siirto ja luovutus
Asiakasrekisterin tietoja käsittelee Virtaus Consultingin henkilöstö. Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksen muodostavat:
- kirjanpitoon kuuluvat laskutustiedot, jotka siirtyvät kirjanpitäjälle Holvi Payment Services Oy:n verkkopalvelun kautta
- mahdolliset perintään liittyvät tiedot, jotka siirtyvät perintätoimistolle
- yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettaviin tuotteisiin tai palveluihin liittyvä asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä, markkinointiviestintä tai myynti
Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkistuspyyntö on toimitettava kirjeitse allekirjoitettuna osoitteeseen Virtaus Consulting, Björkebontie 16, 07980 Kuninkaankylä. Pyynnön tulee sisältää tarkastuspyynnön tekijän koko nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Rekisteröity voi poistaa tai korjata rekisteriin merkittyjä tietojansa lähettämällä pyynnön osoitteeseen mirja.haapala@virtausconsulting.fi.
Rekisteröidyllä on oikeus myös kieltää kaiken hänestä kerätyn tiedon käyttämisen ja tulla poistetuksi asiakasrekisteristä. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka yrityksen on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.
Rekisterin suojaus ja tietoturva
Rekisterien tietoturvallisuus varmistetaan nykyaikaisilla teknisillä suojauskeinoilla sekä rekisterinpitäjän tietoturvallisilla ja huolellisilla toimintatavoilla. Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekistereihin ei ole rekisterinpitäjän lisäksi muilla pääsyä.
Mahdollisen tietomurron sattuessa rekisterin pitäjä informoi asiakkaita välittömästi ja tekee ilmoituksen tietosuojaviranomaiselle.
Tietosuojakäytäntöjen mahdolliset muutokset
Virtaus Consulting varaa oikeuden päivittää tietosuojakäytäntöään milloin tahansa.
Tietosuojaseloste on päivitetty edellisen kerran 21.8.2024.
Evästeet
Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka verkkoselain tallentaa laitteelle verkkosivustolla vierailun yhteydessä. Evästeiden avulla voidaan analysoida verkkosivun käyttöä sekä parantaa ja kehittää sen toimivuutta.
Virtaus Consulting ei käsittele henkilötietoja evästeissään, eikä yhdistä evästeitä henkilötietoihin.
Evästeasetukset ovat muokattavissa verkkoselaimen asetuksista.